Klinikan ajanvarausten verkkomaksu ja verkkokurssien varausjärjestelmä

Syömishäiriöklinikalla oli ajoittain ongelmia maksujen perimisessä asiakkaan saapuessa vastaanotolle, sillä maksaja oli usein potilaan vanhempi eikä potilas itse. Jokainen avoimeksi jäänyt maksu tuotti hallinnollista lisätyötä.

Rakensimme räätälöidyn verkkomaksuratkaisun WooCommercella ja paikallisilla maksupalveluilla, joiden avulla asiakkaat voidaan veloittaa ennen klinikalle saapumista. Ratkaisu toimii rinnakkain klinikan olemassa olevan ajanvarausjärjestelmän kanssa, joka ei tue verkkomaksuja.

Sama järjestelmä hoitaa myös kuukausittaisten verkkokurssien varaukset, jotka toteutetaan erillisellä oppimisalustalla.

Kuvakaappaukset

Ajanvaraukset

Varsinaiset hoitoajat varataan edelleen puhelimitse vastaanottovirkailijan tai klinikon kanssa. He käyttävät klinikan ensisijaista ajanvarausjärjestelmää, joka hallinnoi myös potilastietoja.

Verkkomaksuratkaisu suunniteltiin toimimaan tämän rinnalla ilman yhteyttä potilastietoihin, mikä yksinkertaistaa tietosuojan käsittelyä.

Asiakkaan verkkomaksu

Kun varaus on tehty puhelimitse terapeutin tai vastaanottovirkailijan kanssa, asiakas saa sähköposti-ilmoituksen ja tekstiviestin, joiden kautta varaus maksetaan ennen klinikalle saapumista.

Vastaanottovirkailijoille ja klinikoille räätälöidyt hallintanäkymät

Henkilökunnalle on tarjolla yksinkertaistettu näkymä järjestelmän kautta kerätyistä maksuista hoitokäynneittäin, potilaiden nimillä. Asiakkaan saapuessa hän näyttää tilausnumeronsa tai kuittinsa, joka yhdistetään maksettuun WooCommerce-tilaukseen ennen hoitoa.

Jos varaus siirtyy, maksettujen tilausten ajankohtia voidaan päivittää, ja muutos näkyy järjestelmässä.

Tarpeettomat WordPressin hallintapaneelin osat on piilotettu henkilökunnalta, jotta järjestelmä pysyy helppokäyttöisenä.

Asiakastietojen ja arkaluonteisen sisällön altistumisen rajoittamiseksi klinikoilla on pääsy vain heitä koskeviin tilaustietoihin, kun taas vastaanottovirkailijat ja johto näkevät kaikki varaukset ja tilaukset. Asiakkaalle lähtevistä tilausvahvistuksista on lisäksi karsittu pois tarpeettomat hoitoon liittyvät tiedot.